Negli ultimi anni molte aziende hanno abbandonato le classiche timbratrici per passare a sistemi di rilevazione delle presenze via app, basati sulla geolocalizzazione dei dipendenti. Il lavoratore timbra l’ingresso e l’uscita dal proprio smartphone, o tablet, e il sistema associa a ogni timbratura, oltre all’orario, la posizione geografica rilevata in quel preciso momento tramite GPS, Wi-Fi o rete dati.
La soluzione è pensata soprattutto per chi lavora lontano da un terminale fisso, o dove installarne uno non è possibile. È il caso degli operai che si spostano tra cantieri edili o industriali, degli agenti e dei tecnici in trasferta, dei dipendenti in smart working e delle aziende con più sedi che vogliono raccogliere le presenze in modo centralizzato. Oltre a verificare che la timbratura avvenga davvero nel luogo di lavoro previsto, il sistema permette di automatizzare il cartellino e prevenire eventuali abusi.
A questo punto la domanda sorge spontanea: registrare la posizione di chi timbra è consentito dalla legge? E, soprattutto, prima di attivare il sistema serve un accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro?
L’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro è necessaria?
La questione ruota tutta intorno all’art.4 dello Statuto dei lavoratori (legge n.300/1970), che distingue due situazioni diverse.
Il comma 1 riguarda “gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori”. Questi si possono usare solo per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro o per la tutela del patrimonio aziendale. Serve inoltre un previo accordo con le rappresentanze sindacali, oppure, in mancanza di questo, l’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro.
Il comma 2 esclude da questi vincoli gli strumenti che il lavoratore usa per rendere la prestazione e gli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze. Per questi non servono né l’accordo sindacale né l’autorizzazione, ma rimane invariato l’obbligo di informare adeguatamente il lavoratore sulle modalità d’uso e il rispetto della normativa privacy, come previsto dal comma 3.
A prima vista, quindi, un’app che registra entrate e uscite sembrerebbe rientrare nel comma 2. Il punto è che il GPS non è un semplice badge poiché, rilevando la posizione del lavoratore, aggiunge alla registrazione della presenza una possibilità di controllo che il badge non ha. Ecco perché l’orientamento prevalente va nella direzione opposta. Inoltre, con la circolare n.2 del 7 novembre 2016 l’Ispettorato nazionale del lavoro aveva già chiarito che i sistemi di geolocalizzazione rappresentano, in linea di massima, un “elemento aggiunto” agli strumenti di lavoro e ricadono quindi nel comma 1.
La strada più sicura, dunque, potrebbe essere quella di attivare la timbratura geolocalizzata solo dopo aver sottoscritto un accordo con le RSA/RSU o, in mancanza, aver ottenuto l’autorizzazione dell’Ispettorato. L’istanza dovrebbe essere presentata all’Ispettorato territoriale del lavoro competente oppure, per le imprese con unità produttive in più ambiti territoriali, alla sede centrale dell’Ispettorato nazionale del lavoro. Una recente sentenza del Tribunale di Cosenza ha però rimesso in discussione questa impostazione, anche se, come vedremo, meno di quanto possa sembrare a prima vista.
Una sanzione di 50.000 euro annullata: il caso di Cosenza
Con la sentenza n.972 del 1° luglio 2026, il Tribunale di Cosenza ha annullato la sanzione da 50.000 euro del Garante per la protezione dei dati personali nei confronti di un ente pubblico calabrese (provvedimento n.135 del 13 marzo 2025). L’ente usava un’app per rilevare la presenza del personale in lavoro agile (smart working) e, secondo l’Autorità, questo uso violava i principi del GDPR (Reg. UE 2016/679) e del Codice privacy.
Il sistema funzionava come segue. Il dipendente timbrava da remoto a inizio e fine turno, e l’app registrava in quel momento le sue coordinate geografiche. Durante l’orario di servizio l’ente poteva svolgere verifiche a campione, contattando il lavoratore per telefono e chiedendogli una doppia timbratura con geolocalizzazione, previo consenso, entro una fascia di reperibilità concordata. Nel caso concreto, due di queste verifiche avevano mostrato che una dipendente si trovava lontano da tutte e tre le postazioni da cui era autorizzata a lavorare. Ne era nato un procedimento disciplinare, e la lavoratrice aveva risposto con un reclamo al Garante.
Il Tribunale, in definitiva, ha dato ragione all’ente, riconducendo l’app agli strumenti di registrazione delle presenze del comma 2, pur riconoscendo che le sue potenzialità tecniche rendono opportune le garanzie del comma 1.
Perché il Tribunale ha ricondotto il sistema al comma 2?
Il giudice ha guardato a come l’app veniva usata nella pratica, non a quello che il GPS permetterebbe di fare in teoria. Il sistema non seguiva il lavoratore nei suoi spostamenti durante la giornata, ma la sua posizione veniva registrata solo in due momenti specifici ovvero quando timbrava all’ingresso e all’uscita, e durante i controlli a campione, che venivano sempre anticipati da una telefonata.
Per il Tribunale quindi non c’era alcun monitoraggio costante, continuativo e indiscriminato dell’attività del dipendente. L’app assolveva, a distanza, alla stessa funzione di un badge all’ingresso dell’ufficio: registrare la presenza. L’unica differenza è che, spostata la timbratura al di fuori del perimetro dei locali aziendali, rilevare la posizione diventa l’unico modo per verificare che il lavoratore si trovi effettivamente dove ha dichiarato di essere.
Il Tribunale ha anche respinto l’argomento del Garante secondo cui registrare la posizione sarebbe eccessivo rispetto allo scopo. Al contrario, lo ha ritenuto l’unico strumento idoneo a bilanciare la flessibilità del lavoratore e il potere-dovere del datore di lavoro di verificare che le regole concordate sul luogo di lavoro vengano rispettate. Il Garante, ha precisato il giudice, può verificare che i dati raccolti siano pertinenti e proporzionati, ma non può sindacare le scelte organizzative del datore di lavoro, espressione della libertà di iniziativa economica privata garantita dall’art.41 della Costituzione, né giudicare un sistema solo per la sua invasività potenziale.
I limiti della pronuncia di Cosenza
Occorre sottolineare che la sentenza non costituisce un via libera generale alle app con GPS, né autorizza a saltare il passaggio con i sindacati e l’Ispettorato. Si tratta infatti di una pronuncia su un caso specifico e la valutazione resta legata alle caratteristiche concrete del sistema: lo stesso strumento potrebbe risultare illecito se tracciasse la posizione in modo continuo, conservasse i dati a lungo o li rendesse accessibili senza limiti.
C’è poi un dettaglio da tenere in considerazione. A rendere legittimo il sistema è stato l’insieme delle garanzie adottate dall’ente: accordi sindacali, note informative ai dipendenti, consenso individuale e accesso limitato ai dati. In altre parole, l’ente di Cosenza l’accordo sindacale lo aveva comunque sottoscritto. Lo stesso giudice, pur avvicinando l’app al comma 2, ha osservato che le sue potenzialità tecniche suggeriscono di adottare le garanzie del comma 1, e ha definito l’accordo con i sindacati una condizione di ammissibilità dello strumento. La sentenza dimostra quindi che un sistema costruito con tutte le garanzie regge anche al vaglio del giudice. Quanto al consenso, il giudice gli attribuisce un peso che il Garante e il Comitato europeo per la protezione dei dati (Linee guida 05/2020) tendono a negare nel rapporto di lavoro, per lo squilibrio tra le parti: per questo è sconsigliabile fondare il trattamento sul consenso del dipendente.
Gli adempimenti per il datore di lavoro
Chi vuole adottare un sistema di timbratura geolocalizzata deve quindi muoversi su più fronti.
Il primo è l’accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro, da ottenere prima di attivare il sistema. Nell’accordo o nell’istanza conviene descrivere con precisione le finalità, il funzionamento dell’app, i momenti in cui viene rilevata la posizione e le eventuali verifiche intermedie.
Il secondo è l’informativa ai lavoratori ai sensi dell’art.13 GDPR, da consegnare prima dell’avvio del trattamento. Questa deve indicare in modo chiaro chi è il titolare del trattamento, quali dati vengono raccolti, per quali finalità e su quale base giuridica, chi può accedervi (compreso il fornitore dell’app in qualità di responsabile del trattamento), per quanto tempo vengono conservati e quali diritti ha il lavoratore, incluso quello di presentare un reclamo al Garante. Un’informativa completa, affiancata da istruzioni chiare sul funzionamento dell’app e sulle verifiche previste, soddisfa anche l’obbligo previsto dal comma 3 dell’art.4 dello Statuto dei lavoratori, che condiziona l’utilizzabilità dei dati ad un’adeguata informazione sulle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli.
Il terzo è la progettazione del sistema nel rispetto della minimizzazione (art.5 GDPR) e della privacy by design (art.25 GDPR), le quali richiedono che il sistema sia concepito fin dall'inizio per raccogliere solo i dati strettamente necessari.
Resta infine da verificare la necessità di una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (art. 35 GDPR). Quando si ricorre alla geolocalizzazione dei dipendenti effettuarla è quasi sempre consigliabile, e in molti casi un vero e proprio obbligo. L’elenco dei trattamenti da sottoporre obbligatoriamente a valutazione d’impatto adottato dal Garante (provv. n. 467/2018) comprende infatti i trattamenti svolti nel rapporto di lavoro con sistemi tecnologici, geolocalizzazione inclusa, da cui derivi la possibilità di un controllo a distanza.
Se la tua azienda utilizza, o sta valutando, un sistema di timbratura da remoto con geolocalizzazione e vuoi verificarne la conformità a GDPR e Statuto dei lavoratori, il team di Argo Business Solutions può affiancarti in questo percorso. Scrivici tramite il form dei contatti o invia una mail a info@argobs.com.